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POLITICA DE GESTION INTEGRAL DE RISGOS DE PROCECAL SAS
I. Objetivo
Esta política unificada tiene como objetivo establecer lineamientos y procedimientos necesarios para identificar, evaluar, mitigar y monitorear los riesgos asociados al lavado de activos, financiamiento del terrorismo, financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, corrupción, soborno transnacional y fraude que regirán a PROCECAL SAS en adelante PROCECAL, Estos procesos se estructuran en sistemas de gestión integral de riesgos, fundamentados en la norma técnica ISO 31.000, abordados en los siguientes programas, sistemas o políticas:
SAGRILAFT: Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva LA/FT/FPAFM.
PTEE: Programa de Transparencia y Ética Empresarial; Corrupción y soborno transnacional, promoviendo la integridad, la ética y la transparencia en todas las operaciones y actividades de la organización.
El propósito de esta política unificada es garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, así como fomentar una cultura de integridad, ética y transparencia en la organización.
II. Alcance
Esta política aplica a todos los stakeholders de la compañía tales como empleados, directivos, socios, accionistas y terceros vinculados con nuestra organización, incluyendo proveedores, clientes y socios comerciales.
III. Principios
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Cumplimiento Normativo: La organización se compromete a cumplir con todas las leyes, regulaciones y normativas aplicables en la prevención, detección y combate de delitos financieros y de otra índole.
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Enfoque Basado en Riesgos: La organización implementará un enfoque sistemático para la identificación, evaluación, mitigación y monitoreo de riesgos, lo cual permitirá asignar recursos de manera eficiente y efectiva en las áreas de mayor exposición.
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Cultura de Integridad y Transparencia: Se promoverá una cultura organizacional basada en la integridad, la ética y la transparencia. Esto se logrará a través de programas de capacitación continua, canales de comunicación abiertos y el fomento de prácticas empresariales responsables.
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Principio de Integralidad: Se adoptará un enfoque integral en la gestión de riesgos, promoviendo la interconexión y cohesión entre los diferentes departamentos y unidades de negocio. Esto permitirá que los controles sean más robustos y que las estrategias de mitigación sean coherentes a lo largo de toda la organización.
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Principio de Innovación: La organización adoptará tecnologías avanzadas como la Automatización de Procesos Robóticos (RPA) y la Inteligencia Artificial (AI) para fortalecer sus capacidades de segmentación y análisis. Esto facilitará la identificación rápida de actividades sospechosas o de alto riesgo, mejorando la eficiencia y efectividad de los controles implementados. Cumplimiento Normativo: La organización se compromete a cumplir con todas las leyes, regulaciones y normativas aplicables en la prevención, detección y combate de delitos financieros y de otra índole.
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Proporcionalidad: Los esfuerzos para mitigar riesgos deben ser proporcionales al impacto potencial que esos riesgos puedan tener en la organización.
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Eficacia y Eficiencia: La organización buscará optimizar la relación entre los recursos utilizados y los objetivos alcanzados, asegurando que los esfuerzos en la gestión de riesgos se implementen de la manera más eficiente posible.
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Confidencialidad: Dada la naturaleza sensible de ciertos datos, la organización debe garantizar que toda la información sea manejada con los más altos estándares de seguridad.
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Due Diligence (Diligencia Debida): La organización tomará todas las medidas razonables para conocer y entender los riesgos asociados con clientes, socios y operaciones.
IV. Identificación y evaluación de riesgos
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La organización realizará una evaluación periódica de los riesgos asociados a sus operaciones y actividades, considerando una seria segmentación de factores de riesgo como: contrapartes (clientes, proveedores, empleados, contratistas, socios o accionistas, etc.), jurisdicciones (nacionales e internacionales), actividades económicas, canales de distribución, y desarrollará un análisis minucioso de orden transaccional para prestar mayor atención a las contrapartes que tengan mayor actividad.
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Se actualizará esta evaluación en función de cambios en el entorno, en las leyes y regulaciones aplicables, y en la estructura de la organización.
V. Mitigación de riesgos
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La organización implementará controles internos para mitigar los riesgos identificados, incluyendo políticas y procedimientos, sistemas de monitoreo, mecanismos de reporte y capacitación del personal que se estructurarán en un Manual Integrado de Gestion del Riesgo Corporativo (MIGRC) que serán aprobados por el Máximo Órgano Social.
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Se establecerán procedimientos de debida diligencia para la identificación y verificación de la identidad de clientes, proveedores y socios comerciales, incluyendo la aplicación de medidas reforzadas de intensificación para casos de mayor riesgo.
VI. Monitoreo y reporte
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La organización monitoreará de forma continua las operaciones y actividades, a fin de detectar y reportar operaciones sospechosas o inusuales a las autoridades competentes.
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Se implementará un sistema de auditoría interna desde el área de cumplimiento para garantizar la ejecución y efectividad de los controles y medidas establecidas.
VII. Capacitación y comunicación
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La organización proporcionará capacitación periódica a sus empleados y directivos, sobre la prevención y detección de estos delitos y el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
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Se promoverá la comunicación y difusión de esta política y sus procedimientos a todos los niveles de la organización y a terceros vinculados.
VIII. Responsabilidades
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Gobierno Corporativo: La alta dirección encabezada por el Máximo Órgano Social será responsable de aprobar y supervisar la implementación de esta política y las subyacentes, así como garantizar que se asignen recursos adecuados para su cumplimiento.
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Oficial de Cumplimiento: El oficial de cumplimiento será responsable de coordinar, supervisar y monitorear las actividades relacionadas con la prevención y detección de los delitos mencionados, así como la implementación de medidas de mitigación de riesgos y el reporte a las autoridades competentes y a los entes de control.
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Lideres de los Procesos: Los lideres de los procesos serán responsables de garantizar el cumplimiento de esta política, las sub-políticas y sus procedimientos en sus respectivas áreas, identificando posibles riesgos y reportando situaciones sospechosas o inusuales al oficial de cumplimiento.
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Empleados: Los empleados tendrán la responsabilidad de cumplir con esta política, y las políticas que la integren y los procedimientos establecidos, así como reportar cualquier actividad sospechosa o inusual o señal de alerta a sus supervisores o al oficial de cumplimiento.
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Proveedores, clientes y socios comerciales: Los terceros vinculados a la organización deberán cumplir con los requerimientos y obligaciones establecidos en esta política, en la medida en que les sean aplicables, y cooperar en la prevención y detección de los delitos mencionados.
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Auditoría interna: Los auditores internos serán responsables de evaluar la efectividad y cumplimiento de los controles y medidas establecidas en esta política, así como de emitir recomendaciones para su mejora continua.
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El Comité de Gestión Integral de Riesgos (CGIR): actuará como un órgano consultivo especializado, encargado de supervisar y evaluar de forma periódica la efectividad de la política de gestión de riesgos corporativos y del Manual Integrado de Gestión del Riesgo Corporativo (MIGRC), así como de sus procedimientos conexos. En base a estas evaluaciones, el CGIR junto con la Gerencia y el Oficial de Cumplimiento propondrán actualizaciones o mejoras necesarias para su consideración y aprobación por parte del Máximo Órgano Social.
El CGIR tendrá además la responsabilidad de asesorar técnicamente al Máximo Órgano Social proporcionando evaluaciones detalladas y recomendaciones que les permitan tomar decisiones informadas en lo que respecta a la gestión de riesgos de la organización. Este asesoramiento estará sustentado en análisis especializados realizados por los líderes de los procesos involucrados en la gestión de riesgos.
La adopción o modificación de políticas, así como la aprobación del MIGRC y procedimientos conexos, serán competencia exclusiva del Máximo Órgano Social, quienes tomarán sus decisiones basadas en las evaluaciones y recomendaciones proporcionadas por el CGIR y el Oficial de Cumplimiento.
Para asegurar la máxima difusión y comprensión de esta política, y en el interés de mantener a todas las partes interesadas debidamente informadas, se procederá a su publicación en el sitio web oficial de la empresa.
Esta medida refuerza la transparencia y permite un acceso sencillo y directo a la política, fomentando así un ambiente de cumplimiento informado y voluntario.
Este enfoque colectivo fortalece la capacidad de la compañía para identificar, evaluar y mitigar riesgos de manera efectiva y eficiente.
La presente política fue adoptada y ratificada por la Máximo Órgano Social de PROCECAL S.A.S mediante el Acta No. 89, con fecha de 27 de marzo de 2024.
Cualquier calridad será atendida por:
JUAN CARLOS ECHEVERRI GARCÉS
Oficial de Cumplimiento
PROCECAL SAS